Compliance – wichtig in jedem Unternehmen
Unter Compliance verstehen wir ganz allgemein die Treue eines Unternehmens zu Recht und Gesetz und die Achtung und Einhaltung von gültigen Regeln und Vorgaben.
Das Maß, wie sehr sich ein Unternehmen an die für es geltenden Bestimmungen hält, trägt einen großen Anteil zu dem Bild bei, das die Öffentlichkeit von diesem Unternehmen hat. Damit ist Compliance im Unternehmen ein wichtiger Faktor für das allgemeine Image und den werbewirksamen Auftritt.
Doch Compliance ist nicht nur für Werbezwecke wichtig. Die deutlich größere Bedeutung von Compliance liegt tatsächlich in der Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften und Regelungen. Die Nichteinhaltung von gesetzlichen Vorgaben kann für ein Unternehmen zu schwerwiegenden Folgen führen. Es können Buß- und Ordnungsgelder verhängt werden, Strafen auferlegt werden und Betriebe sogar ganz oder zeitweilig stillgelegt werden. Diese Maßnahmen wirken sich auf jedes Geschäft schädigend aus und können einzelne Unternehmer sogar dazu zwingen, den Betrieb ganz aufzugeben.
Ein Unternehmen, das alle Vorgaben einhält, steht also nicht nur vor der Öffentlichkeit und der Kundschaft besser da, sondern hat auch rechtlich die bessere Position und den sichereren Stand.
Wenn zum Beispiel in einer Frittenbude die Kühlkette für die Pommes nicht eingehalten wird, ist das nicht nur ein Regelverstoß, der zur sofortigen Stilllegungsanordnung führen kann, sondern es stellt eine Gefahr einer Lebensmittelvergiftung für die Kunden dar. Zusätzlich werden die Kunden ausbleiben, weil es auch zu geschmacklichen Einbußen führt.
In unserer Compliance-Beratung decken wir die folgenden Bereiche des Compliance-Managements ab, um Sie vor den Gefahren des Alltags zu schützen.
Datenschutzbeauftragter
Spätestens seit DSGVO braucht jedes Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten, also eine verantwortliche Person, die die allgemeinen Datenschutzvorgaben zum Schutz personenbezogener Daten im Unternehmen umsetzt.
Der Datenschutzbeauftragte wird ernannt und sein Name wird veröffentlicht. Ab dann ist er Hauptansprechpartner für Kunden, Behörden und Geschäftspartner zu allen Belangen des Datenschutzes und der Datenverarbeitung in Ihrem Unternehmen. Er sensibilisiert die Mitarbeiter für einen regelkonformen Umgang mit Kundendaten, kontrolliert die Einhaltung der Vorgaben und steuert bei Verstößen entsprechend nach.
Gerne beraten wir Sie hier zu den Inhalten der DSGVO, ihrer Bedeutung, auf was Sie im Unternehmen achten müssen, wo Sie Datenlecks vermuten können und was dann zu tun ist.
Die Aufgabe Ihres Datenschutzbeauftragten wird daneben auch sein, dafür zu sorgen, dass nur möglichst wenige Daten erfasst und verarbeitet werden. Wie das zu bewerkstelligen ist, auf welche Daten Sie gut verzichten können und welche Schutzmaßnahmen Sie für welche Datenarten ergreifen können, erarbeiten wir mit Ihnen zusammen maßgeschneidert auf die Bedürfnisse in Ihrem Unternehmen.
Hinweisgebersystem / Whistleblower
Ein wichtiger Baustein von Compliance ist die Pflicht zur Einrichtung eines Hinweisgebersystems, auch bekannt als Whistleblower-Tool. Unternehmen mit einem jährlichen Umsatz ab zehn Millionen Euro oder mit einer Mitarbeiterzahl ab 50 sind zur Einrichtung eines solchen Systems verpflichtet.
Ob Sie und Ihr Unternehmen dazu gehören, ob für Sie eine interne oder eine externe Lösung besser passt und ob möglicherweise ein solches System bei Ihnen auch bei Unterschreitung der Grenzgrößen dennoch Sinn macht, besprechen wir gerne mit Ihnen.
Das Hinweisgebersystem ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, Kunden und Geschäftspartnern, Ihnen Mängel und Verstöße anonym melden zu können. So werden Hemmschwellen zur Meldung abgebaut und Sie und Ihr Unternehmen werden damit in die Lage versetzt, selbst heiklere Themen zu erfahren, objektiv bewerten zu können und entsprechende Maßnahmen zur Mängelbeseitigung auf den Weg zu bringen.
Es stärkt das Vertrauen in Ihr Unternehmen erheblich und bewahrt Sie möglicherweise vor empfindlichen Strafen für bereits aufgefallene Regelverstöße.
Lieferkettengesetz
Das Lieferkettengesetz ist ein relativ junger Bestandteil von Compliance-Maßnahmen. Gestaffelt nach Jahren gilt es zunächst für Betriebe mit mindestens 3.000 Mitarbeitern, ab 2024 dann bereits ab Unternehmen mit 1.000 Mitarbeitern.
Hat Ihr Unternehmer mindestens diese Mitarbeiteranzahl, so ist es zur Einhaltung des Lieferkettengesetzes verpflichtet. Sollte Ihr Unternehmen noch darunter liegen, kann eine Beratung zum Lieferkettengesetz dennoch deutlich Sinn machen aus zwei Gründen: Zum einen kann ihr Unternehmen auch plötzlich an Betriebsgröße zunehmen, zum Beispiel durch Betriebserweiterung, Fusion oder Übernahme. Zum anderen beinhaltet das Lieferkettengesetz, dass die Einhaltung von Menschenrechten in der gesamten Kette der Zulieferer und Lieferanten gewährleistet und überwacht sein muss, und damit Ziele, die Ihr Unternehmen wahrscheinlich gerne unterstützt.
Die Regeln des Lieferkettengesetzes kann jedes Unternehmen auch freiwillig einhalten und diesen Umstand sogar werbetechnisch für sich nutzen.
Inwieweit das in Ihrem Unternehmen umsetzbar ist, was dabei zu beachten ist, und ob ein gewünschter Werbeeffekt erzielbar ist, besprechen wir gerne mit Ihnen in unserer Compliance-Beratung.
Umweltverträglichkeitsprüfung (UVP)
Der Schutz unserer Umwelt ist zutiefst im Interesse jedes Unternehmens, da im Falle der Schädigung der Umwelt notwendige Ressourcen ausfallen und die Fortführung des Betriebs unmöglich machen kann.
Zusätzlich zu diesem erhöhten Eigeninteresse ist eine Umweltverträglichkeitsprüfung (UVP) immer dann Pflicht, wenn die zuständige Behörde für ein Neuvorhaben eine mögliche Umweltbelastung oder gar Umweltschädigung vermutet.
Wir bereiten Sie auf eine mögliche Umweltverträglichkeitsprüfung (UVP) gerne vor und zeigen Ihnen im Rahmen unserer Compliance-Beratung, wie Sie die Ergebnisse und die Vorgaben für Ihr Unternehmen nutzen können. Gerne entwickeln wir mit Ihnen ein Gespür dafür, auf was Sie zum Schutz der Umwelt in Ihrem Unternehmen stets beachten sollten.
Umweltauflagen können je nach Branche und tatsächlicher Gefährdungslage unterschiedlich ausfallen, sodass das Thema Umweltschutz grundsätzlich einen festen Platz in Ihrer Compliance-Betrachtung haben sollte.
HSE Compliance Officer
Der HSE Compliance Officer spielt im Unternehmen in Sachen Compliance eine Hauptrolle, denn er verantwortet die Einhaltung der Vorgaben, gesetzlichen Regelungen und geltenden Richtlinien.
Was Ihr HSE Compliance Officer in Ihrem Unternehmen konkret zu leisten hat, um den Einklang zwischen Geschäftsprozessen und interner Abläufe auf der einen Seite und rechtlichen Vorgaben auf der anderen Seite zu gewährleisten, erfahren Sie in unserer Compliance-Beratung.
Seine Aufgabe ist es, die Einhaltung der Gesetze und innerbetrieblichen Vorgaben permanent zu gewährleisten. Sollte dieser Posten in Ihrem Betrieb noch nicht besetzt worden sein, unterstützen wir Sie innerhalb unserer Compliance-Beratung gerne darin, die genauen Anforderungen zu definieren und dadurch eine baldige Etablierung Ihres Compliance Officer zu forcieren.
HSE Due Diligence
Das HSE-Due-Diligence-Verfahren wird vor dem Kauf eines Unternehmens angewendet, um sehr sorgfältig zu prüfen, welche Risiken mit dem Erwerb des Unternehmens eingegangen werden.
Für Sie spielt das Verfahren im Rahmen von Compliance also dann eine Rolle, wenn Sie sich mit dem Gedanken tragen, ein bereits existierendes Unternehmen zu erwerben. Für ein bestehendes Unternehmen ist ein Verkauf immer eine Chance, eingefahrene Zustände aufzudecken und Missstände zu beseitigen. Durch die sehr sorgfältige Risikobewertung muss automatisch auch die bisherige Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben betrachtet werden. Werden hier Mängel aufgedeckt, kann sich das wegen des vorhandenen Risikos durchaus preissenkend auswirken. Gleichzeitig kann bereits vor dem Kauf abgeschätzt werden, welcher Aufwand für die Mängelbeseitigung zu betreiben ist.
Wir beraten Sie gerne zum Thema Unternehmenskauf und Compliance und die entstehenden Chancen.
Rechtskataster
Ein äußerst probates Mittel für die korrekte Umsetzung und Beachtung aller gesetzlichen Vorgaben und Regelungen ist das Rechtskataster.
Im Rechtskataster werden alle rechtlichen Vorgaben, Beschränkungen, Regelungen, Richtlinien und Gesetze, die für das eigene Unternehmen zu beachten und einzuhalten sind, vollständig und möglichst übersichtlich zusammengetragen.
Im Rahmen unserer Compliance-Beratung helfen wir Ihnen, alle für Ihr Unternehmen geltenden rechtlichen Vorgaben zusammenzutragen und strukturiert zu dokumentieren.
Ihr Rechtskataster wird damit schnell zu dem Standard-Nachschlagewerk für neue Vorhaben und deren rechtliche Rahmen. Es kann Ihnen ab da wie ein Anleitungsheft dabei dienlich sein, Compliance in Ihrem Unternehmen tagtäglich zu leben.
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Zusammen mit Ihnen prüfen wir Ihren konkreten Beratungsbedarf und stimmen das weitere Vorgehen individuell mit Ihnen ab. Je nach der Art Ihres Betriebes liegen Ihre Schwerpunkte unterschiedlich und je nach Ihren betrieblichen Begebenheiten bauen wir auf vorhandene Strukturen auf oder etablieren Ihren Compliance-Verantwortlichen neu im Unternehmen.
Sicherheitsingenieur.NRW – wir sind für Sie da: jetzt auch in Compliance-Angelegenheiten.
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