Rechtskataster

Das Rechtskataster

Bedeutung des Rechtskatasters im Unternehmen

Jedes Unternehmen unterliegt in nahezu allen Unternehmensbereichen einer Vielzahl von gesetzlichen Vorgaben, Richtlinien, Normen, Geboten und Standards.
Diese alle im Blick zu halten und auch zu beachten und zu befolgen, ist Aufgabe der Geschäftsführung. Für Kunden, Interessenten und Geschäftspartner ist es wichtig, dass sie sich auf Ihr Unternehmen voll verlassen können. Im Rahmen von Compliance ist es für das Unternehmen überlebensnotwendig, alle Gesetze und Regeln einzuhalten und zu befolgen.

Im Rechtskataster werden alle Vorschriften, Regeln, Richtlinien und Gesetze, die vom Unternehmen bindend einzuhalten sind, übersichtlich zusammengeführt.
Es ist also eine Sammlung der für das Unternehmen tatsächlich gültigen Vorgaben. Zusätzlich kann im Rechtskataster direkt bei der jeweiligen Vorschrift erfasst werden, wer im Unternehmen diesen konkreten Bereich verantwortet und wie das Unternehmen die jeweilige Vorschrift bewertet.

So könnte beispielsweise hinter den Richtlinien zu den Flucht- und Rettungswegen ein grundsätzlicher Vermerk angebracht sein, wie „In unserem Unternehmen hat es sich bewährt, dass jeweils am ersten Montag im Monat eine kurze gemeinsame Begehung der Örtlichkeiten durch alle Mitarbeiter gemeinsam vorgenommen wird.“

Darüber hinaus können im Rechtskataster auch freiwillige Selbstverpflichtungen erfasst werden und auch besondere Vereinbarungen mit Kunden oder Geschäftspartnern.
Dies können zum Beispiel besondere Vereinbarungen mit einzelnen Kunden zur gegenseitigen Verschwiegenheit sein oder die Selbstverpflichtung, dass im Gebäude striktes Rauchverbot herrscht oder Plastiktüten nirgends mehr eingesetzt werden.

Das Rechtskataster wird allen Mitarbeitern zugänglich gemacht und entfaltet dadurch erst seine vollständige Wirkung: Die Mitarbeiter können sich darauf verlassen, dass die Geschäftsführung geprüft hat, welche Regeln tatsächlich einzuhalten sind und dass diese stets aktuell und vollständig sind. Es wird damit zum Handbuch für die tägliche Arbeit und bietet den Mitarbeitern und der Geschäftsführung gleichermaßen die Gewissheit, dass alles notwendige Wissen für ein gemeinsames Compliance-Management zentral bereitsteht und die Rechtskonformität des Unternehmens unterstützt.

Wann ist ein Rechtskataster notwendig?

Zu einer ordnungsgemäßen Geschäftsführung gehört es, dass alle für das Unternehmen geltenden Vorschriften und Gesetze bekannt sind und eingehalten werden. Insofern ist jedes Unternehmen dazu verpflichtet, sich mit der Thematik „einzuhaltende Vorschriften“ regelmäßig auseinanderzusetzen.
In der Norm ISO 9001 und anderen wird konkret auch die „Ermittlung der bindenden Verpflichtungen“ verlangt.

Es besteht dagegen keine notwendige Verpflichtung zur Einrichtung und Pflege eines Rechtskatasters, und zwar für kein Unternehmen.

Auf der anderen Seite hat sich das Rechtskataster als Werkzeug und auch als Begriff über die Jahre durchgesetzt, weil es ein sehr gutes Hilfsmittel zur Erfüllung unternehmerischer Pflichten ist. Empfehlenswert ist die Erstellung und regelmäßige Pflege eines Rechtskatasters daher für nahezu alle Unternehmen.
Verfügt Ihr Unternehmen bereits über einen zuständigen und verantwortlichen Mitarbeiter, der regelmäßig alle Änderungen und Neuerungen und alle Gesetze recherchiert und im Blick hält? Dann ist es für diesen ein Leichtes, seine Ergebnisse in einem Rechtskataster zusammenzufassen und die Sammlung gebündelt allen Mitarbeitern mit an die Hand zu geben.
Haben Sie dagegen in Ihrem Unternehmen noch niemanden etabliert, der mit diesen Aufgaben betraut wurde, so hat Ihr Unternehmen hier eine deutliche Lücke im Hinblick auf Compliance und auch im Hinblick auf ordnungsgemäßer Geschäftsführung. Hier kann die freiwillige Einführung, Erstellung und Pflege eines Rechtskatasters unterstützend wirken und ein Anreiz sein, das Thema regelmäßig anzugehen.

Dabei wird gerade kleinen Unternehmen empfohlen, sich hier externe Unterstützung einzuholen, die über die entsprechende Erfahrung und Routine verfügt.
Das Rechtskataster funktioniert letztlich auch als Kommunikationsmittel, denn ein Mitarbeiter recherchiert und aktualisiert, die übrigen Mitarbeiter greifen erst im Bedarfsfall auf die Einträge und Informationen zu.

Insgesamt gilt damit, dass ein Rechtskataster zwar nicht zwingend notwendig ist, aber dafür sehr hilfreich.

Der Nutzen des Rechtskatasters

Ein Rechtskataster bringt Unternehmern gleich mehrere Vorteile.

Da eine Person oder auch ein externer Dienstleister mit der Recherche, dem Prüfen und Zusammentragen betraut ist und die übrigen Mitarbeiter das geprüfte Sammelwerk als Grundlage für Ihre Arbeit benutzen, ist klar definiert, welche Wissensbasis verwendet wird. Dies verhindert, dass jeder Mitarbeiter selbst beginnt, fleißig im Internet und anderswo zu recherchieren, welche Vorgaben vermeintlich einzuhalten wären. Es entsteht ein gemeinsames Verständnis von der Auslegung jeder einzelnen Vorschrift und der Anwendbarkeit. So werden Missverständnisse und unterschiedliche Ausdeutungen unterbunden.

Ein weiterer Nutzen liegt darin, dass das Rechtskataster eine Art geleitete Erinnerungsfunktion mit sich bringt. Mitarbeiter können und sollen regelmäßig in das ständig aktuell gehaltene Register hineinschauen. Beim Lesen der neuesten Änderungen wird jeweils der gesamte Bestand gültiger Vorgaben noch einmal vor Augen geführt. Zudem lädt das Kataster dazu ein, immer mal wieder nachzuschauen, an welche Bestimmungen sich aktuell jeweils zu halten ist.

Zuständigkeiten werden regelmäßig aufgefrischt und hinterfragt. Jede neue Vorschrift und jede Änderung im Rechtskataster führt dazu, dass die eingetragenen verantwortlichen Personen geprüft und ggf. angepasst werden, so bleibt die Liste der Zuständigkeiten permanent auf aktuellstem Stand.
Würde beispielsweise der interne Brandschutzbeauftragte das Unternehmen verlassen und es würde vergessen werden, einen neuen zu ernennen, so fällt das im Rahmen der Aktualisierung des Rechtskatasters auf. Der Fehler kann zeitnah beseitigt werden, indem ein neuer Brandschutzbeauftragte ernannt wird.

Da Aktualisierungen im Kataster dokumentiert werden müssen, entsteht als ein Nebenergebnis ein Gesamtverzeichnis, zu welcher Zeit, welche Regelungen einzuhalten waren. In Streitfällen kann das Register damit als Beweismittel dienen und schnell für Klarheit sorgen.

Schließlich dient das Register dann noch dazu, die internen Compliance-Ziele zu erreichen.

Unser Angebot zum Rechtskataster

Ein Rechtskataster für ein Unternehmen zu erstellen, erfordert ein hohes Maß an Fachkenntnis. Zusätzlich ist es für die permanente Pflege notwendig, immer auf dem Laufenden zu bleiben. Gesetzesänderungen und Neuerungen an Richtlinien und sonstigen Vorgaben müssen zum Einen beobachtet werden und zum Anderen für das eigene Unternehmen bewertet werden.

Für den einzelnen Unternehmer kann es schnell eine Hürde werden, ein Rechtskataster selbst zu erstellen. Wir helfen Ihnen hier gerne weiter, da wir über die nötige Erfahrung verfügen und entsprechend Routine darin haben.

Vollständige und aktuelle Rechtskataster erstellen wir und halten diese für Sie aktuell.

Donato Muro kann als Jurist und Ingenieur bei allen Fragen rund um das Rechtskataster beraten und weiterhelfen. Dieses Angebot gilt für Angehörige der folgenden Branchen:

Architektenbüros
Ingenieurbüros
Handwerksbetriebe
Bauunternehmen
Personalvermittler
Produzierendes Gewerbe
Chemische oder Petrochemische Anlagen und ähnliche.

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