Regelungen sind wichtig für die Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz. Allerdings werden bei Regelabweichungen und Verstößen oft einzelne Personen verantwortlich gemacht und von „menschlichem Versagen“ gesprochen, was das eigentliche Problem nicht löst. Die fünf Fragen nach Verantwortung können dabei helfen, die Hintergründe eines Regelverstoßes zu verstehen und eine positive Lerngeschichte zu entwerfen. Um die Fragen anzuwenden, sollte man mit den betreffenden Beschäftigten und anderen Personen aus dem Betrieb, die den Arbeitsbereich gut kennen, einen Termin vereinbaren und eine entspannte Atmosphäre schaffen, in der alle auf Augenhöhe diskutieren und gemeinsam eine gute Lösung finden wollen.

Wenn eine Frage mit „Ja“ beantwortet wird, geht man zur nächsten Frage über. Wenn eine Frage mit „Nein“ beantwortet wird, müssen die Hintergründe und Bedingungen mit weiteren offenen Fragen beleuchtet werden.

1. Frage. Wissen: War die Regel den betroffenen Beschäftigten bekannt? Falls nicht: Wie können wir sicherstellen, dass alle Beschäftigten über die Regeln informiert sind und diese verstehen?

Die erste Frage zielt darauf ab, zu klären, ob die betroffenen Beschäftigten die Regel kannten. Wenn die Antwort „Nein“ lautet, sollten Sie überlegen, wie Sie sicherstellen können, dass alle Beschäftigten über die Regeln informiert sind und diese verstehen.

2. Frage. Verbindlichkeit: Wurde die Regel von allen betroffenen Beschäftigten eingehalten?
Falls nicht: Warum haben einige Beschäftigte die Regel nicht eingehalten und haben wir uns an die Abweichung gewöhnt?

Die zweite Frage zielt darauf ab, ob die Regel tatsächlich von allen betroffenen Beschäftigten eingehalten wurde oder ob es Ausnahmen gab. Wenn nicht alle Beschäftigten sich an die Regel gehalten haben, sollten Sie darüber nachdenken, warum einige von ihnen diese nicht eingehalten haben und ob es Gewohnheiten gibt, die von der Regelabweichung abhängen.

3. Frage. Kompetenz: War die betroffene Person in der Lage, die Regel korrekt auszuführen? Falls nicht: Was können wir tun, um sicherzustellen, dass sie in Zukunft in der Lage ist, die Regel einzuhalten?

Die dritte Frage zielt darauf ab, ob die betroffene Person über die notwendigen Fähigkeiten verfügte, um die Regel korrekt auszuführen. Wenn dies nicht der Fall war, sollten Sie darüber nachdenken, was getan werden kann, um sicherzustellen, dass die Person in Zukunft in der Lage ist, die Regel einzuhalten. Manchmal fehlen beispielsweise Schulungen, Werkzeuge oder Informationen, um einen Standard einzuhalten.

4. Frage. Interessenkonflikte: Hatte die Einhaltung der Regel oberste Priorität? Falls nicht: Wie gehen wir mit Zielkonflikten und schwierigen Entscheidungen im Arbeitsalltag um?

Die vierte Frage zielt darauf ab, ob die Einhaltung der Regel für alle Beteiligten von oberster Priorität war. Wenn dies nicht der Fall war, sollten Sie darüber nachdenken, wie Sie mit alltäglichen Zielkonflikten und kritischen Entscheidungen im Arbeitsalltag umgehen. Gab es beispielsweise andere Prioritäten wie Kosten, Kundenzufriedenheit oder Zeitdruck, die den Vorrang hatten?

5. Frage. Motivation: Was war der Grund dafür, dass die Regel nicht eingehalten wurde? Falls absichtliche Missachtung: Wie können wir sicherstellen, dass dies nicht toleriert wird?

Die fünfte Frage zielt darauf ab, den Grund dafür zu verstehen, warum die Regel nicht eingehalten wurde. Wenn alle vorherigen Fragen mit „Ja“ beantwortet wurden, ist dies der Zeitpunkt, um die Motivation hinter dem Verhalten zu ergründen. Warum hat die betroffene Person bewusst gegen die Regel verstoßen? Hier sollten Sie zunächst fragen, warum dieses Verhalten aus Sicht der Person sinnvoll erschien. Wenn die Regel mutwillig missachtet wurde, ist es wichtig, deutlich zu machen, dass dies nicht toleriert wird.

Die fünf Fragen nach Verantwortung dienen der Ursachenklärung und liefern eine ausgewogene Informationsgrundlage, um sinnvolle organisatorische Maßnahmen und individuelle Konsequenzen zu treffen. Die Gesprächsvorbereitungshilfe für Vorgesetzte fasst die wichtigsten Fragen zusammen, damit diese schnell im Alltag parat sind. Ein verantwortungsvolles Gespräch endet immer mit der Lösungssuche. Eine Möglichkeit, um dies zu erreichen, ist die Abschlussfrage an jeden Teilnehmer des Gesprächs zu stellen: „Was wirst du/werden Sie ab jetzt anders machen, damit dieser Regelverstoß nicht mehr vorkommen muss?“ Denn nur wenn alle Beteiligten ihren eigenen Beitrag zur Veränderung der Situation leisten, kann sich das System, also die Unternehmenskultur und das Verhalten Einzelner, positiv verändern.

Wie Sie die fünf Fragen nutzen können: Die fünf Fragen nach Verantwortung sind hilfreich, um Ursachen von Regelabweichungen zu ergründen. Als Führungskraft oder Sicherheitsfachkraft können Sie die Fragetechnik nutzen, um Entscheidungen nach Ereignissen im Team zu treffen und proaktives Lernen im Team zu fördern. Die Auseinandersetzung mit Regelabweichungen fördert die Achtsamkeit und das Verantwortungsbewusstsein der Beschäftigten. Die fünf Fragen können auch für einen schnellen Selbstcheck verwendet werden. Durch die offene Kommunikation der Ergebnisse mit dem Team können gemeinsames Lernen und eine positive Fehlerkultur gefördert werden.

Tipps für die Durchführung: Um die fünf Fragen nach Regelabweichungen effektiv anzuwenden, ist es wichtig, eine konstruktive Atmosphäre zu schaffen und eine wertschätzende Grundhaltung sicherzustellen. Offene, erkundende Fragen sollten gestellt werden, während bohrende Warum-Fragen vermieden werden sollten. Es ist wichtig, die Regelabweichung gemeinsam im Team zu besprechen und transparente Konsequenzen zu ziehen, falls nötig. Letztlich sollten Maßnahmen abgeleitet und umgesetzt werden, um künftiges Verhalten und Bedingungen zu verbessern und das Lernen aus Regelabweichungen sinnvoll zu gestalten.

Der Artikel wurde in Anlehnung an die „DGUV Information 206-046 Fehlerkultur, Fünf Fragen nach Regelabweichungen“ erstellt und ist als Download verfügbar.

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